Tips 1: Slik arkiverer du tilfeller når du sender inn arkivet
Tips 1: Slik arkiverer du tilfeller når du sender inn arkivet
I samsvar med artikkel 17 i forbundsloven125-F3, er tilfellene med avskedigede ansatte gjenstand for overføring til arkivet. Før dokumentene overleveres, må de sys, nummereres, produseres og listes omslaget. Dette bør gjøres av en autorisert personalansvarlig.
Du trenger
- - mappe;
- - alle dokumenter
- - en blyant
- - inventar;
- - leveringsbeholdning.
instruksjon
1
Å overføre saken til en pensjonert ansatt til arkivetdekomponere dokumentene i omvendt kronologisk rekkefølge. Dette betyr at arbeidsforholdet du var en privat sak, det første arket som var en søknad om jobb. Når saken blir overført til arkivet, vil det første arket være en oppsigelseserklæring.
2
Ved å sy en ansattes personlige fil samtidigLag oversikt over dokumentene som skal vedlegges. I en privat sak for overføring av arkivet hem alle tilgjengelige dokumenter: søknadsskjema eller CV, kopi av utdanningsdokumenter, kopier av jobb bestillinger, oppsigelse og andre ordrer som ble utstedt i løpet av den ansatte. Disse kan være ordre for å heve eller senke lønn, overføring, ytelse av tilleggsoppgaver mv. Også legge ved alle sertifikater som noensinne er pålagt en ansatt i organisasjonen, en kopi av arbeidskontrakt, flere avtaler, forskrifter knyttet til arbeidet med den ansatte.
3
Sy filen i mappemappen,nummer alle arkene i øvre høyre hjørne. Du må gjøre dette med en enkel blyant. Sett ovenfra, sy en inventar, skriv inn mappen, sett alfabetisk kode på første bokstav av medarbeiderens etternavn, og også på bindingen av mappen med store figurer året for avskedigelse fra bedriften din.
4
Regnskap for året med avskedigelse du kan bruke påen ansatt eller flere, pensjonert på ett år. Hvis du regner med flere ansatte, bretter du alle filene til personlige filer til en felles mappe og skriver årets slutt på bindingen. I en mappe kan du lagre ikke mer enn 250 ark. Hvert omfattende tilfelle dannes ikke bare ved oppsigelsesåret, men også etter etternavnetes alfabet.
5
Når du overfører alle filer til arkivet, må du levereinventar. I den første kolonnen angi ordrenumrene til sakene, i de andre indeksene i alle tilfeller for nomenklaturen. Den tredje kolonnen er fylt ut i henhold til tittel på overskriftene, den fjerde av datoene, den femte av antall ark, den sjette av lagringsbetingelsene, den syvende kolonnen du kan fylle, hvis det er notater eller tillegg.
Tips 2: Slik sender du dokumenter til arkivet
Forberedelse og innsending av saker i arkiv - En integrert del av arbeidsflyten. Deres registrering begynner i organisasjonen fra tidspunktet for institusjonen av dokumenter, og slutter med overføringen til arkiv på slutten av kalenderåret eller holdbarheten. I noen tilfeller er saker lagret i mer enn ett år. Disse inkluderer for eksempel dokumenter, vedrørende personopplysninger.
instruksjon
1
At prosedyren for å ta saker i arkiv tok ikke mye tid, bør du følge reglene for registrering under den nåværende arbeidsflyten. Ved overføring av saker til arkiv For permanent eller midlertidig lagring er det nødvendig å sy dokumenter, nummer arkene, fullfør den endelige innskriften, hvis det er fastsatt av arbeidsinstruksjonene, og også utarbeide et internt inventar.
2
På samme tid, på tittelsiden til arkiv Navnet angir navnet på organisasjonen eller foretaket, indeksen i henhold til sakens nomenklatur, datoen for åpning og lukning av saken, samt oppbevaringsperioden.
3
Dokumenter som skal leveres i arkiver arkivert i en egen mappe med en harddekke. Hvis dokumentet har en spesiell verdi, er den vanligvis ikke søm, men legges i en fil eller konvolutt og festes til saken. På slutten av det søkte og nummererte tilfellet er en sjekkliste plassert, og i begynnelsen - et internt inventar. I dette tilfellet bør tykkelsen av saken ikke overstige 40 mm, og antall ark skal ikke være mer enn 250.
4
På saker som er lagret i arkive kontinuerlig, samt midlertidig, men ikke mindre enn 10 år, utarbeides en oversikt for overføring av saker til arkiv. På samme tid, dokumenter, som er relatert til personellregnskap,en egen beholdning er utarbeidet. Den inneholder navn på tilfeller, som hver er tildelt et serienummer, samt en nomenklaturskode. Varebeholdninger er laget i duplikat, hvis tilfellene forblir i arkive organisasjon. Hvis saken skal overføres til staten arkiv, det må være fire eksemplarer.
5
Saker som skal lagres etter at de har fullført mindre enn 10 år, kan være arkiv etter skjønn av ledelsen av organisasjonen. Behovet for levering vil avhenge av arbeidsbelastningen. arkiva, hyppighet av tilgang til gamle dokumenter, etc.
Tips 3: Hvordan lage en personlig fil for arkivet
Personlige filer av alle pensjonister og pensjonertansatte må sendes til arkiver for lagring (artikkel nr. 17 i føderal lov nr. 125-f3). Medarbeiderne i personellavdelingen er forpliktet til å utarbeide mapper med dokumenter og overføre dem til en autorisert medarbeider. arkivet fra hånd til hånd.
Du trenger
- - mapper;
- - mappe;
- - en blyant
- - inventar;
- - overfør inventar
instruksjon
1
Før du sender inn personlige filer til arkivet nøyeutarbeide alle tilgjengelige dokumenter som var igjen i personellavdelingen etter avskedigelse av ansatte. Lovgivningen fastsetter visse vilkår innenfor hvilke det er nødvendig å ha tid til å overføre de personlige filene til de ansatte for arkivering. De bør ikke overstige 12 måneder etter avskedigelsen.
2
Legg ut hver personlig fil i omvendt formatkronologisk rekkefølge. Hvis ansettelse av den første siden var en uttalelse skrevet av en ansatt for en jobb, i arkivdokumenter første siden er en uttalelse skrevet av oppsigelsen.
3
Alle ark, brettet i riktig rekkefølge, hemmed med en mappe, nummer i rekkefølge. Oppgi en oversikt på et eget ark. Under sekvensnummeret, skriv inn alle de limte arkene i den personlige filen.
4
Inventar vedlegg på toppen av alle sidene.Hvis du registrerer en personlig fil for hver ansatt individuelt, plasserer du den i en kartongmappe, skriv den første bokstaven til ansattes navn og år med avskedigelse i store blokker.
5
Når du overfører filer til arkivet, er det tillatt å legge tilflere tilfeller av pensjonerte medarbeidere i en mappe, men antall ark i den skal ikke overstige 250. I en mappe, brett tilfellene av pensjonister på ett år, hvis etternavn begynner med samme brev. Denne utformingen av personlige filer brukes oftest i store bedrifter, hvor en stor personstrøm går over ett år.
6
For alle forberedte tilfeller, gjøroverføringsliste, som har en enhetlig form. I kolonne nr. 1, skriv ned sekvensnummeret til hvert tilfelle, i kolonne nr. 2, indeksen for hvert tilfelle etter nomenklatur nr. 3 - navn på case-titler, nr. 4-datoer, nr. 5 - antall ark som skal overføres for hvert tilfelle separat, nr. 6 - Nr. 7 - tillegg eller notater tilgjengelig.
Tips 4: Hvordan lage et deksel
I henhold til gjeldende lovgivning i Russland, personligsaken er ikke for alle ansatte. Dette kravet er obligatorisk bare med hensyn til tjenestemenn. Likevel har mange kommersielle organisasjoner også denne praksisen, særlig med hensyn til de ansatte som har ansvarsområder.
instruksjon
1
Den personlige filen til den ansatte er en mappe medalle nødvendige dokumenter (søknad om jobb, profil eller personlige form for regnskap personell, curriculum vitae eller CV, kopi av bestillingen på sysselsettingen, ordrer for insentiver og sanksjoner, etc.). Derfor, for sin forberedelse, fjerne alle kopier og ta de ansattes originalene.
2
Dekselet til den personlige filen må utarbeides avSkjema etablert av GOST 17914-72. Sant, for tiden (spesielt i kommersielle organisasjoner) er dette ikke alltid observert. Men for å unngå misforståelser og problemer med tilsynsmyndighetene, er det nødvendig å sikre at dekselet til den personlige filen inneholder den nødvendige minimumsinformasjonen.
3
Øverst til høyre på dekselet, spesifiser ordinalsaksnummer (vanligvis - personnummer). Det er under dette nummeret privat virksomhet registrert i "Bok (magazine) av hensyn til private anliggender." Denne boken skal inneholde følgende opplysninger: serienummer, navn, navnet den ansatte, samt dato for å sette ting på konto og dato for fjerning av saken fra registeret.
4
I noen organisasjoner, i tillegg til ordinært (tidstabell) saksnummer, er boksene i øvre høyre hjørne av dekselet fortsatt fylt ut: "Fond nr. ____" og "Inventar nr. ____".
5
I midten av dekselet skriv fullNavn på organisasjon. For eksempel, "Limited Liability Company" East ". Under det er det forkortede navnet på organisasjonen: "OOO Vostok", og enda lavere - navnet på den strukturelle enheten hvor arbeideren jobber. For eksempel: "Supply Department". Disse dataene indikerer: "Personlig filnummer ..." - i samsvar med servicenummeret som er nevnt øverst til høyre. Umiddelbart etter dette, skriv navnet, fornavnet og patronymikken til den ansatte i nominativ saken.
6
I nedre høyre hjørne av dekselet til den personlige filen skal det være slike poster: - "Startdato" - "Sluttdato" - "På _____ ark" - "Lagre _______".
Tips 5: Hvordan søke om CV
Arbeidsgiver ved valg av kandidater for substitusjonledige stillinger foretrekker å gjennomføre første valg på CV. Dette papiret representerer deg selv før intervjuet, slik at CV skal utarbeides slik at arbeidsgiveren er overbevist om fullstendig overholdelse av bedriftens kvaliteter, kunnskaper og ferdigheter med kravene til en ledig jobb.
instruksjon
1
Før du skriver et CV, er det nødvendig å bestemmedens klare struktur. Vakkert og riktig utformet tekst av noe dokument blir bedre oppfattet og analysert. Ulike blokker med informasjon bør beskrive deres spesifikke emner.
2
Ved begynnelsen av CV skal plasseres personopplysninger, inkludert fullstendig informasjon om navn, etternavn, patronymic, søkerens alder. Også den nåværende kontaktinformasjonen bør angis.
3
Tittelen på stillingen som dulate som, bør spesifiseres umiddelbart etter personlig informasjon. Det er nødvendig å ta hensyn til full sammentreff av navnet på jobben, som indikeres av arbeidsgiver, som feilaktig skrive kan forlate feil inntrykk på en CV.
4
Videre - Informasjon om deg selv som en spesialist,helt tilsvarende denne stillingen. Gi informasjon om dine kunnskaper og ferdigheter, så vel som kjernevitenskapene som er viktigst for å få en jobb.
5
Informasjon om utdanning er viktig. Det er vanlig å indikere utdanningsinstitusjoner og opplæringsform i omvendt rekkefølge, fra siste studieplass. Fullstendig navn på utdanningsinstitusjonen, dato for opptak og ferdigstillelse, samt kvalifisering som er gitt, er kort rapportert.
6
Det neste punktet er å plassere opplevelsenarbeid. Personellforvalteren er som regel interessert i informasjon om de siste jobbene i en periode på fem til ti år. I beskrivelsen av erfaring skal informasjonen spesifiseres konkret og kort, og det er ønskelig å angi, i tillegg til de oppgaver som tidligere ble utført, dine prestasjoner.
7
Ytterligere informasjon er angitt i hovedsakBare i tilfelle at spesifikkene til fremtidig arbeid krever dette. Slike opplysninger kan omfatte: Tilstedeværelse av førerkort, kjennskap til fremmedspråk, erfaring med datamaskin og kontorutstyr og så videre. Ytterligere informasjon er også tillatt å angi kort informasjon om den sivile statusen, om aktive hobbyer.
Tips 6: Slik utfører du dokumenter for levering til arkivet
Utførelse av dokumenter for arkivutføres etter årets slutt. Dokumenter er derfor forberedt for lagring i forbindelse med de etablerte reglene. Avhengig av vilkårene for lagring, samt verdien av dokumenter, er saken utarbeidet helt eller ved et forenklet system.
instruksjon
1
Lag en nomenklatur av saker for dokumentermidlertidig lagring (opptil 10 år inkludert). Kontroller korrektheten av saksformasjonen (om det ikke finnes dokumenter med permanent holdbarhet). Tilbudene går på mappene, de må systematiseres i henhold til sakens nomenklatur og nummerering er ikke nødvendig. I arkivet av saken overleveres de i henhold til sakens nomenklatur.
2
For langtidsoppbevaring (over 10år) utføres: 1. Bindende tilfeller (arkivert i en hard mappe eller deksel med sterk tråd i fire punkteringer eller kan sammenføyes) .2. Nummerering av ark (det utføres av en svart grafittpenne i høyre øverste hjørne uten å berøre teksten til dokumentet) .3. Opprette en ordentlig påskrift (angi hvor mange ark som er bundet, om det er skader, tegn og dato) .4. Utarbeide en intern fortegnelse over dokumenter (for saker med spesielt verdifulle dokumenter, personlige, rettslige og undersøkende saker, etc.). På slutten av beholdningen angi antall dokumenter i saken og antall ark i beholdningen. Registrering av alle detaljer om dekselet til saken (navn på institusjonen, strukturell underavdeling, saksoppgave, saksbeholdning, saksperiode.
3
På dokumenter av permanent eller langsiktiglagringsperiode, lager inntekt. Det bør inneholde et individuelt saksnummer, og avsløre også innholdet og sammensetningen i saken. Oppgaven må også angi lagringsperioden for saken. Angi antall saker og nummer på første og siste tilfelle, tegn og dato. For enkelte tilfeller utarbeides en egen beholdning.
4
Overlever de forberedte filene til arkivet. En ansatt i arkivet i din tilstedeværelse vil sjekke antall sager på nomenklaturen eller beholdningen, lage en bekreftende påskrift, markere antall manglende sager, angi dato for aksept og overføring av saker. Beholdningen skal forsegles med signaturene til de personer som har gjennomført aksept og overføring av saker.
Tips 7: Hvordan lage en personlig sak
Personlig virksomhet er en samlingdokumenter som inneholder opplysninger om ansatt fra tidspunktet for underskrivelse av arbeidsordren til datoen for utstedelse av avskedsordren. I vårt land er det obligatorisk å gjennomføre personlige saker bare for offentlige ansatte. Imidlertid foretrekker de fleste bedrifter og organisasjoner å systematisere og ta hensyn til data på ansatte.
instruksjon
1
Den personlige filen inneholder som regel følgendeinformasjon om arbeidstakeren: Personlig ark på personopplysninger, kopier av dokumenter på utdanning, kopi av ordren og ansettelsesanslutning, ansettelseskontrakt, endringer og tillegg til det, dokumenter om sertifisering og avansert opplæring, samt andre dokumenter som kreves av personellavdelingen ( kopi av ekteskapsbevis, fødselsattest, pass, militær ID, etc.).
2
Den personlige filen til hver ansatt utføres ien egen mappe med et kartongdeksel - en mappe. På det er detaljene nedlagt: etternavn, navn, patronymic av medarbeider, dato for åpning av saken. Etter at ansatt er avvist, er den personlige filen stengt. Dokumenter må sendes til arkivet.
3
Lukkede personlige filer er nummerert.intern inventar av saksdokumenter. Dokumenter i mappen samles i kronologisk rekkefølge - fra det øyeblikket ansatt ankommer til avfallsdato. I samme rekkefølge er det laget en intern lager. Nummereringen av lagerlister er skilt fra nummereringen av dokumentene i den personlige filen.
4
Personlige filer av ansatte utstedes bare.hodet eller andre personer på rekkefølgen av hodet, så vel som medarbeideren selv. Informasjonen som er lagret i den personlige filen, er konfidensiell og er derfor ikke gjenstand for offentliggjøring av fremmede. Det er forbudt å gjøre endringer i tidligere dokumenter i den personlige filen, samt å hente dem.
5
Personaleavdelingen beholder bare filer nåarbeidende ansatte. Dokumenter av avskedigede arbeidere overføres til arkivet. De holdes der i 75 år, og de personlige filene til ledere, ledere og personer med priser og grader er ubestemt.
Tips 8: Hva er ansvaret for personellavdelingsinspektøren
Human Resources Inspector (HR Managerkontorarbeid) refererer til personell service spesialister. Han har et ansvarlig arbeid med dokumenter, som krever praktiske ferdigheter og uklanderlig kunnskap om arbeidslovgivning. I løpet av de siste tiårene er det klart skilt mellom funksjonene til personellavdelingsinspektøren og andre personelltjenestespesialister.
Hovedansvaret for personellavdelingsinspektøren erjobbe med dokumenter. Det var en tid da han var involvert i dokumentflyt, kontorarbeid, intervjuet opptak, opptrådt som tilsynsmyndighet for arbeidstilsyn, løste ledelsesproblemer med avdelingshoder på bedriften. , menneskerettighetsinspektørens rettigheter og ansvar. En grunnleggende tilnærming til papirarbeidet og verifisering av deres korrekthet er det som skiller opplevelsen profesjonell rekruttering av ansatte.
